Betriebsausflüge richtig organisieren

Teamevent Canyoning-Tour, Quad fahren oder  Bogenschießen – Die Angebotsauswahl für Betriebsausflüge ist nahezu unbegrenzt. Doch neben der Auswahl des passenden Programms gibt es eine Reihe weiterer Aspekte, die du beachten solltest, wenn du für dein Unternehmen den nächsten Ausflug planst.

1. Bedarf ermitteln – Was wollen die Mitarbeiter?

Selbst wenn du von deiner Idee für den nächsten Ausflug begeistert bist, muss das nicht bei den anderen Mitarbeitern der Fall sein. Erst im April hat eine Umfrage der Online-Jobbörse karriere.at herausgefunden, dass Betriebsausflüge für 28 Prozent der Arbeitnehmer uninteressante Pflichttermine sind. Eine vorherige Befragung der eigenen Mitarbeiter, welche Ausflüge ihnen gefallen würde, könnte diese Einstellung mit Sicherheit verhindern. Und vielleicht bekommst du so noch neue Ideen und Anregungen, an die du vorher nicht gedacht hast.

Betriebsausflug planen

Checkliste Betriebsausflug planen

Doch die Einbindung der Mitarbeiter sollte nicht bei der Befragung aufhören. Du kannst die anderen Mitarbeiter auch an der Ausflugsorganisation beteiligen. Das nimmt dir ein wenig Arbeit ab und stärkt die Identifikation mit dem Ausflug ungemein.

2. Budget festlegen  –  Was muss ich steuerlich beachten?

Doch nicht nur die Meinung der Mitarbeiter, sondern aus das verfügbare Budget ist für die konkrete Planung des Ausflugs wichtig. Hierfür solltest du dich mit den steuerlichen Richtlinien für Betriebsausflüge auskennen.

Generell gilt:  Es sind zwei Betriebsausflüge- oder feiern pro Jahr für ein Unternehmen steuerfrei. Allerdings dürfen die Kosten pro Mitarbeiter nicht mehr als 110 Euro betragen.

Genauere Angaben zu den steuerlichen Bedingungen findest du in den Lohnsteuer-Richtlinien.

 3. Termin finden – Wann ist der richtige Zeitpunkt für Betriebsausflüge?

Nachdem ein geeignetes Programm ausgewählt ist, muss noch ein passender Termin gefunden werden. Neben den betriebsinternen Terminen solltest du auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter Rücksicht nehmen.  So sollten vor Feiertagen, wie Weihnachten oder Ostern, keine Ausflüge geplant werden. Die Mitarbeiter haben zu dieser Zeit meistens schon private Pläne und keine Zeit an einem Ausflug teilzunehmen.

Teamevent in der Natur

Auch Ausflüge an Wochenenden sollten gut überlegt sein. karriere.at-Geschäftsführer Jürgen Smid  gibt im Rahmen der Umfrageauswertung zu bedenken: „Betriebsausflüge, die am Wochenende stattfinden, dürfen niemals Pflichtveranstaltungen sein. Die Erfahrung zeigt, dass es teamdynamisch mehr bringt, wenn Events auf Freiwilligkeit basieren.“

4. Versicherung  checken – Sind meine Mitarbeiter abgesichert?

Neben der richtigen Planung sollte auch die Absicherung der Teilnehmer der Betriebsausflüge nicht vergessen werden. Grade bei Ausflügen im Outdoor-Bereich ist eine Absicherung wichtig. Hier gilt grundsätzlich: Arbeitnehmer sind bei einem offiziellen Betriebsausflug gesetzlich versichert. Allerdings muss das Unternehmen ein paar Rahmenbedingungen einhalten, die die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung gut zusammenfasst:

  • Betriebsausflüge müssen vom Arbeitgeber selbst oder zumindest mit seiner Unterstützung stattfinden.
  • Die Teilnahme muss für alle Mitarbeiter der Unternehmens beziehungsweise der Abteilung möglich sein.
  • Mindestens 20 Prozent der Mitarbeiter und der Arbeitgeber bzw. ein Beauftragter müssen teilnehmen.

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